可變數據印刷軟件的核心要素
對那些想為客戶(hù)提供個(gè)性化通訊產(chǎn)品和服務(wù)的印刷廠(chǎng)來(lái)說(shuō)，它們需要面對很多特殊的挑戰。
首先，它們無(wú)法控制客戶(hù)內部的IT系統或數據庫，所以系統的兼容性是一個(gè)很重要的問(wèn)題。其次，來(lái)自不同行業(yè)（從零售業(yè)到電信業(yè)再到非營(yíng)利性組織）的印刷買(mǎi)家都擁有各自不同的通訊習慣和目的。第三，商業(yè)印刷廠(chǎng)一般都比較擅長(cháng)文檔輸出，但在需要為文檔添加可變數據的時(shí)候，數據的輸入通常會(huì )決定著(zhù)最終產(chǎn)品的外觀(guān)、感覺(jué)甚至是產(chǎn)量。
由于個(gè)性化通訊是一個(gè)非常復雜的事情，所以印刷顧問(wèn)強烈建議商業(yè)印刷廠(chǎng)減少對簡(jiǎn)單產(chǎn)品的生產(chǎn)，把主要精力投入到對高度個(gè)性化產(chǎn)品的生產(chǎn)中去。
所以，當你認真考慮專(zhuān)家的建議并決定向前邁出一步的時(shí)候，首先就要搞清楚什么樣的軟件解決方案才能為你的個(gè)性化服務(wù)帶來(lái)幫助。這個(gè)問(wèn)題看起來(lái)也許比較復雜，但實(shí)際上可以歸納為三個(gè)基本要素：功能性、靈活性和增長(cháng)潛力。
功能性
為滿(mǎn)足不同客戶(hù)對個(gè)性化印刷的需求，強大而全面的功能是可變數據印刷軟件所必需具備的要素。
你選擇的解決方案必須要能很容易地與你和你的客戶(hù)們現有的系統整合在一起，其中包括：遺留和ERP系統，以及存儲在客戶(hù)桌面上的圖像和文本文件。
此外，這款可變數據印刷軟件還必須要能簡(jiǎn)化個(gè)性化通訊材料的創(chuàng )建過(guò)程，并能輕松地開(kāi)發(fā)和使用新的文件程序。它應該能讓你幫助客戶(hù)把有針對性的信息及時(shí)有效地傳播到市場(chǎng)上。為了確保輸出的一致性和印刷廠(chǎng)的收益，這個(gè)軟件解決方案應該能讓你快速簡(jiǎn)便地創(chuàng )建各種類(lèi)型的文檔。
靈活性
你必須要找到一個(gè)足夠靈活的解決方案，它不但要能滿(mǎn)足你自己和客戶(hù)當前的需求，而且還要能滿(mǎn)足你們將來(lái)的需要。有些客戶(hù)可能會(huì )把所有的工作都推給印刷廠(chǎng)去做，例如：數據庫管理和頁(yè)面設計等；而有些客戶(hù)則愿意自己控制這些生產(chǎn)元素。因此，你最好要找到一個(gè)能夠提供協(xié)同創(chuàng )作環(huán)境——一一個(gè)能讓你和你的客戶(hù)們進(jìn)入的通用平臺–的解決方案。這款軟件解決方案應該能簡(jiǎn)單快捷地對一個(gè)或多個(gè)頁(yè)面上的內容進(jìn)行修改和更新，此外，它還要能與你的數字和機械印刷環(huán)境相兼容。
隨著(zhù)印刷廠(chǎng)逐漸把自己的角色從“印刷服務(wù)供應商”轉變到“通訊解決方案供應商”，多渠道文檔的生產(chǎn)也就勢在必行了。
最關(guān)鍵的是你所選擇的軟件必須要能將文檔發(fā)送到多個(gè)輸出目的地：印刷機、電子郵箱或客戶(hù)的網(wǎng)站等。為了保持印刷廠(chǎng)的經(jīng)營(yíng)效率和競爭力，這款軟件應該能幫你創(chuàng )建一個(gè)可以用多種格式傳輸的文件。即便你的客戶(hù)很想通過(guò)多渠道通訊材料與自己的客戶(hù)建立起聯(lián)系，但重要的企業(yè)顏色、經(jīng)過(guò)驗證的文字和圖案以及所有必要的法規材料都應該保持不變。
增長(cháng)潛力
最后，就是要懷有遠大的理想，并從最簡(jiǎn)單的項目開(kāi)始做起，例如：明信片、銷(xiāo)售材料和零售價(jià)目標等。一定要選擇一款具有增長(cháng)潛力的軟件，這意味著(zhù)你必須要放棄那些只有幾個(gè)簡(jiǎn)單功能的初級軟件，因為它們也許很快就會(huì )過(guò)時(shí)；此外，你也不能選擇那些需要你重組生產(chǎn)線(xiàn)的軟件。
最成功的可變數據印刷軟件應該能隨著(zhù)客戶(hù)需求的變化而改變自己的功能。你應該選擇一款不但現在具有你所需的功能，而且以后也能根據企業(yè)和客戶(hù)需求的變化而對自己的功能進(jìn)行升級的軟件。在你學(xué)習使用這款軟件的時(shí)候，必須要接受綜合的培訓和咨詢(xún)服務(wù)——或者要求軟件開(kāi)發(fā)商為你提供更加全面的服務(wù)。你要相信自己選擇的供應商一定是技術(shù)上的領(lǐng)導者，并且能成為你真正的合作伙伴，并能通過(guò)對產(chǎn)品進(jìn)行升級來(lái)滿(mǎn)足你不斷變化的需求。
復雜性的提高=機會(huì )的增加
雖然可變數據技術(shù)已經(jīng)出現了有幾年的時(shí)間了，但這項技術(shù)的早期用戶(hù)大多是生產(chǎn)賬單和發(fā)票的事務(wù)性印刷廠(chǎng)。將可變數據與高質(zhì)量商業(yè)印刷的審美價(jià)值結合起來(lái)能幫印刷廠(chǎng)開(kāi)辟出更加廣闊的應用市場(chǎng)。新的應用和技術(shù)能夠利用個(gè)性化通訊拉近企業(yè)與客戶(hù)之間的距離。你選擇的軟件應該具備支持這些活動(dòng)的能力，并幫助你為客戶(hù)創(chuàng )造更多的價(jià)值。
相關(guān)性不僅是為每一個(gè)文件插入一個(gè)不同的名字和抵制，也不僅是通過(guò)郵政編碼或年齡來(lái)對客戶(hù)進(jìn)行分組。相關(guān)性要能反映出一個(gè)客戶(hù)的個(gè)人興趣。舉例來(lái)說(shuō)，一個(gè)電子零售商可能會(huì )向一個(gè)在近三個(gè)月內購買(mǎi)新相機的客戶(hù)發(fā)送一個(gè)相機配件的營(yíng)銷(xiāo)手冊，而一家百貨公司可能只會(huì )向有孩子的客戶(hù)發(fā)布玩具的銷(xiāo)售信息。你選擇的軟件應該能讓你和你的客戶(hù)預先設定適合自己口味和偏好的相關(guān)信息。
一種新的延續
大多數個(gè)性化郵件一般都會(huì )在傳輸過(guò)程中出現問(wèn)題，營(yíng)銷(xiāo)者往往只關(guān)心郵件的響應率，但很少有人會(huì )跟蹤特定客戶(hù)的響應率。相關(guān)通訊需要接觸——與客戶(hù)進(jìn)行全方位的互動(dòng)——以便為下一個(gè)營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)搜集更多的數據。
隨著(zhù)個(gè)性化印刷的廣泛應用，我們也看到了印刷品相關(guān)性和與客戶(hù)互動(dòng)性的增強。一個(gè)零售商可能會(huì )先給客戶(hù)發(fā)送一個(gè)邀請，然后再給它們發(fā)送一個(gè)折扣券。接著(zhù)，當這個(gè)折扣券在店內被使用的時(shí)候，他們就能計算出這次活動(dòng)的響應率，并對下次的營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)進(jìn)行改進(jìn)。你現在購買(mǎi)的任何一款軟件都應該能支持這種反饋信息的循環(huán)。
很多軟件工具目前都具備了我在上面所提到的部分或全部特征。它們能為印刷廠(chǎng)提供一個(gè)為產(chǎn)品增加價(jià)值的全自動(dòng)生產(chǎn)方式，并能將這些價(jià)值轉變成企業(yè)的收入，使這些企業(yè)能夠在現在和將來(lái)的印刷市場(chǎng)上找到自己的立足之地。